AZ EGYHÁZI TÖRVÉNYKÖNYV

AZ ISTEN NÉPE 

II. RÉSZ

AZ EGYHÁZ HIERARCHIKUS FELÉPÍTÉSE

II. SZAKASZ

A RÉSZEGYHÁZAK ÉS CSOPORTJAIK

(Kánon 368 – 572)

III. CÍM

II. FEJEZET

AZ EGYHÁZMEGYEI HIVATAL

2. CIKKELY (Kánon 482 - 491)

AZ IRODAIGAZGATÓ, A TÖBBI JEGYZŐK ÉS A LEVÉLTÁRAK

482. kán. - 1. §. Minden egyházmegyei hivatalban legyen irodaigazgató, akinek legfőbb feladata, hacsak a részleges jog másként nem rendelkezik, gondoskodni a hivatal iratainak megszerkesztéséről, kiküldéséről, valamint a hivatal levéltárában való megőrzéséről.

2. §. Ha szükségesnek látszik, az irodaigazgató kaphat segítőtársat is. Ennek neve irodaigazgató-helyettes.

3. §. Az irodaigazgató és az irodaigazgató-helyettes egyben a hivatal jegyzői és titkárai is.

483. kán. - Az irodaigazgatón kívül ki lehet nevezni más jegyzőket is, vagyis olyan személyeket, akiknek írása vagy aláírása hitelesnek minősül, mégpedig akár mindenfajta iratra, akár csak a bírósági iratokra, akár csupán egy bizonyos per vagy ügy irataira.

2. §. Az irodaigazgató és a jegyzők jó hírűek és minden gyanún felül állók kell hogy legyenek; olyan ügyekben, ahol egy pap hírneve csorbát szenvedhet, a jegyzőnek papnak kell lennie.

484. kán. - A jegyzők feladata:

1. iratokat és okmányokat készíteni a határozatokról és intézkedésekről, kötelezettségekről és olyan egyéb dolgokról, melyekhez közreműködésük szükséges;

2. híven írásba foglalni bizonyos dolgok megtörténtét, s az így készült iratokat a hely, a nap, a hónap és az év feltüntetésével aláírni;

3. a jegyzékben szereplő iratokat vagy okmányokat az előírások megtartásával megmutatni annak, aki törvényesen kéri őket, s másolatuknak az eredetivel való megegyezését tanúsítani.

485. kán. - Az irodaigazgatót és a többi jegyzőket a megyéspüspök szabadon elmozdíthatja hivatalukból, az egyházmegyei kormányzó azonban csak a tanácsosok testületének beleegyezésével teheti meg ezt.

486. kán. - 1. §. Az egyházmegyére vagy plébániákra vonatkozó minden okmányt igen gondosan kell őrizni.

2. §. Minden egyházmegyei hivatalban létesítsenek biztos helyen egyházmegyei levéltárat, melyben az egyházmegyei lelki és anyagi ügyekre vonatkozó okmányokat és iratokat elrendezve és gondosan elzárva őrzik.

3. §. A levéltárban található okmányokról leltárt vagy kimutatást kell készíteni az egyes iratok rövid áttekintésével.

487. kán. - 1. §. A levéltárnak zárva kell lennie, kulcsa csak a püspöknek és az irodaigazgatónak legyen hozzá; senki sem léphet a levéltárba a püspök engedélye vagy a hivatalvezető és az irodaigazgató együttes engedélye nélkül.

2. §. Az érdekelteknek joguk van ahhoz, hogy a természetüknél fogva nyilvános és személyi állapotukra vonatkozó okiratokról írott vagy fénymásolt hiteles másolatot kapjanak személyesen vagy képviselőik útján.

488. kán. - A levéltárból okiratokat csak rövid időre és a püspök beleegyezésével vagy a hivatalvezető és az irodaigazgató együttes beleegyezésével szabad kivinni.

489. kán. - 1. §. Legyen az egyházmegyei hivatalban titkos levéltár is, vagy legalább a rendes levéltárban egy teljesen csukott és lezárt szekrény vagy rekesz, melyet nem lehet a helyéről elmozdítani; ebben tárolják nagy gonddal azokat az okiratokat, amelyeket titokban kell őrizni.

2. §. Évente semmisítsék meg azoknak az erkölccsel kapcsolatos büntetőügyeknek az iratait, melyeknek vádlottai meghaltak, vagy amelyeknek elmarasztaló ítélettel való lezárása óta már tíz év eltelt; de meg kell őrizni ezeknek rövid összefoglalását és a perdöntő ítélet szövegét.

490. kán. - 1. §. A titkos levéltárhoz csak a püspöknek legyen kulcsa.

2. §. Széküresedés idején a titkos levéltárat vagy szekrényt csak valódi szükség esetén, maga az egyházmegyei kormányzó nyithatja ki.

3. §. A titkos levéltárból vagy szekrényből ne vigyenek el okmányokat.

491. kán. - 1. §. A megyéspüspöknek legyen gondja arra, hogy a területén lévő székesegyházak, társasegyházak, plébánia- és egyéb templomok levéltárának iratait és okmányait gondosan őrizzék, s készítsenek róluk két példányban leltárt vagy kimutatást; ennek egyik példányát a saját levéltárukban, a másikat az egyházmegyei levéltárban kell őrizni.

2. §. Gondoskodjék a megyéspüspök arról is, hogy az egyházmegyében legyen történelmi levéltár, és a történelmi értékű okmányokat abban őrizzék gondosan, módszeresen elrendezve.

3. §. Az 1. és 2. §-ban említett iratok és okmányok megtekintésével vagy kivitelével kapcsolatban a megyéspüspök által megállapított szabályokat kell követni.